Ob Turnier, Tag der offenen Tür oder interne Weihnachtsfeier – der Erfolg jeder Veranstaltung wird maßgeblich von der Vorbereitung bestimmt. Unabhängig von der Art gibt es gewisse Grundlagen, die in jedem Fall zu beachten sind.

Wen möchte ich mit meiner Veranstaltung ansprechen?
Jeder Verein oder Betrieb möchte mit einem Ereignis zunächst die eigenen Mitglieder beziehungsweise Kunden motivieren. Dabei sollten die Organisatoren zunächst klären, ob sie das Programm nur intern und für Angehörige ausrichten oder sie sich auch extern präsentieren möchten, um beispielsweise neue Interessenten anzusprechen oder Sponsoren zu gewinnen.
Das Ereignis sollte für möglichst viele Mitglieder beziehungsweise Kunden attraktiv sein, nicht zuletzt, damit man auch in der Vorbereitung und Durchführung auf das freiwillige Engagement zählen kann. Kombinationen von Veranstaltungen wie ein internes Vereinsturnier, das abends z.B. in einer Weihnachtsfeier oder einem Osterfeuer ausklingt, werden besonders gut aufgenommen.
Bei einer turniersportlichen Veranstaltung sollte die Zielgruppe klar im Mittelpunkt der Überlegungen stehen. Liegt der Schwerpunkt auf einer bestimmten Disziplin, welches Leistungsniveau herrscht vor, möchte ich vor allem die Reiterjugend ansprechen oder gibt es im Umfeld vor allem Spät- und Wiedereinsteiger, die sich über eine Startmöglichkeit freuen? Die Wettbewerbs-Ordnung (WBO) und Leistungs-Prüfungs-Ordnung (LPO) bieten zahlreiche Möglichkeiten, Veranstaltungen, dass in den einzelnen Prüfungen und Wettbewerben ausgewogene Starterfelder entstehen und jeder eine faire Chance hat. Bei der Erstellung einer solchen zielgruppenorientierten Ausschreibung sind die Landeskommissionen gerne behilflich.

Wie finde ich den richtigen Termin?
Bei der Wahl des Termins sollte nicht nur in den eigenen Kalender gesehen werden. Überschneidungen mit anderen Reitturnieren, aber auch Veranstaltungen von anderen Sportvereinen oder Organisationen in der näheren Umgebung sollten nach Möglichkeit vermieden werden. So sollte sich das Weihnachtsreiten nicht mit der Weihnachtsfeier des Fußballvereins und der Musikschule überschneiden, da man sonst unter Umständen Teilnehmer und Zuschauer verliert. Die Organisatoren müssen zudem Ferien- und Feiertagstermine beachten.

Was möchte ich auf meiner Veranstaltung anbieten?
Grundsätzlich müssen die Organisatoren das Angebot immer auf die Zielgruppe abstimmen, die sie ansprechen wollen. Bei einer publikumswirksamen Veranstaltung wie zum Beispiel einem Tag der offenen Tür oder einem Sommerfest ist es wichtig, ein kurzes, gestrafftes Programm zu präsentieren. Eine Präsentation aller Reit- oder Voltigiergruppen des Vereins scheint dabei weniger sinnvoll als eine Reitabteilung oder Voltigiervorführung, bei der durch die Akteure die verschiedenen Ausbildungsstufen deutlich werden.
Um die Aufmerksamkeit der Zuschauer zu halten, muss das Programm abwechslungsreich sein und möglichst ein ungewöhnliches Highlight zum Schluss bieten. Hier könnten beispielsweise die Ponykinder eine Quadrille mit Stecken- oder Plüschpferden oder die Fortgeschrittenen eine Springshow vorführen.

Was müssen Pferdebetriebe beachten?
Turniersportliche Veranstaltungen dürfen nur von in den Landespferdesportverbänden organisierten Vereinen veranstaltet werden. Betriebe können daher nur in Kooperation mit einem Verein ein Turnier ausrichten. Bei anderen Veranstaltungen spielt der Unterschied zwischen Verein und Betrieb keine große Rolle.

Wie muss der Veranstaltungsort beschaffen sein?
Bei jeder Veranstaltung sollte sich die Pferdesportanlage nach außen in einem bestmöglichen Zustand präsentieren. Das bedeutet neben allgemeinen Aufräum- und Putzaktionen auch, dass die Anlage dekoriert wird, um eine einladende Atmosphäre für Gäste zu schaffen.
Bei einer turniersportlichen Veranstaltung steht die regelmäßige Bodenpflege und Koordination auf dem Abreitplatz im Fokus. Nicht zu vergessen sind ausreichende Parkmöglichkeiten für Pkw-Anhänger-Gespanne und gegebenenfalls Transporter. Ein weiterer Schwerpunkt sollte, insbesondere bei publikumswirksamen Veranstaltungen, auf den Servicebereich wie Gastronomie und saubere sanitäre Anlagen liegen.
Mit einer gepflegten Erscheinung wirbt der Verein oder Betrieb für sich. Die Gäste fühlen sich wohl und kommen gerne wieder.

Was ist bei der Organisation noch zu beachten?
Aus organisatorischer Sicht ist ein Turnier die wohl anspruchsvollste Veranstaltungsart. Der Veranstalter muss sich hierbei an den Regelwerken der FN (z.B. LPO und WBO) orientieren.
Bei allen Veranstaltungen muss an Notfallwege, Transportmöglichkeiten, Auflagen der zuständigen Ordnungsbehörden sowie gegebenenfalls den Sanitätsdienst gedacht werden. Weitere Aufgaben des Organisationsteams sind die Bereiche Gastronomie, Gäste- und Parkservice sowie Finanzen. 
Helfer sollten als solche gut erkennbar sein und bei Bedarf Fragen beantworten können.

Rechtzeitig vor dem Event muss sich der Veranstalter sich auch um alle nötigen Materialien und Anlagen wie Strom, Wasser, Tontechnik etc. kümmern. Eine Musikanlage mit passender Tontechnik und funktionierenden Mikrofonen ist beispielsweise unverzichtbar.
Achtung: Wegen des Urheberschutzes für musikalische Tonträger wird allerdings die GEMA-Gebühr fällig. 

Muss der Veranstalter eine Versicherung anschließen?
Ist der Verein der Veranstalter, so gelten bei allen Veranstaltungstypen die Versicherungsregeln wie bei einem Reitturnier. Pferdebetriebe hingegen dürfen zwar Veranstaltungen durchführen, müssen aber meistens eine separate Veranstalterhaftpflichtversicherung und Unfallversicherung für Funktionäre abschließen. Hier variiert der Sachverhalt je nach Landessportbund (LSB).
Genauere Informationen bieten die aktuellen Ausgaben von WBO und die LPO sowie die Landessportbünde.

Wo gibt es weiterführende Informationen?
Die Veröffentlichung der der Deutschen Reiterlichen Vereinigung bieten detaillierte Anleitungen und Hilfen:

• das Handbuch Turniersport Teil I, II und III
• das Vereinshandbuch
• die Leistungs-Prüfungs-Ordnung (LPO)
• die Wettbewerbs-Ordnung (WBO)
• die Aufgabenhefte Reiten, Fahren und Voltigieren
• die Haftung und Versicherung für Pferdesportvereine

Stand: 25. Mai 2012